BQT gửi quý cư dân KẾT QUẢ KIỂM TOÁN trong thời gian BQT cũ làm việc, từ ngày 1/8/2018 - 16/10/2022.
Hội nghị nhà chung cư Luxcity năm 2022 đã quyết định chọn kiểm toán độc lập để minh bạch tài chính
Như thông báo trước đó với cư dân, do có nhiều vấn đề trong hoạt động thu chi của BQT cũ, BQT nhiệm kỳ mới sau khi nhận ban giao hồ sơ tài chính đã mời đơn vị kiểm toán độc lập (công ty kiểm toán VSA) vào kiểm tra đánh giá quỹ bảo trì cũng như quỹ vãng lai trong thời gian BQT cũ làm việc.
Ngay khi có kết quả kiểm toán, BQT đã có buổi làm việc trao đổi với BQT cũ về các khoản chi không hợp lệ, thiếu hóa đơn chứng từ, không đúng với quy định pháp luật cũng như quy chế hoạt động của BQT... để có hướng giải quyết. Toàn bộ nội dung trao đổi giữa BQT cũ và BQT mới đã được ghi rõ trong biên bản họp ngày 18/02/2023.
1. Một vài thông tin quan trọng trong biên bản họp với BQT cũ như sau:
- Thành phần tham dự: Tất cả thành viên BQT nhiệm kỳ mới, nhiệm kỳ cũ có Ông Thí và Ông Hiếu, còn trưởng ban Ông Khánh, Cô Linh, cô Trang đều từ chối tham dự không có lý do, riêng Ông Vũ vắng mặt nhưng có đơn vắng mặt với lý do trong thời gian tham gia BQT ông không làm gì nên ông từ chối nhận trách nhiệm liên quan.
- Ông Thí và ông Hiếu có mặt đồng ý và nhận trách nhiệm với kết quả kiểm toán đưa ra. Các thành viên BQT cũ khác đã được BQT gửi đầy đủ bản báo cáo kiểm toán nhưng cũng không có ý kiến gì và coi như đồng ý với kết quả kiểm toán do công ty VSA đưa ra.
- Ông Thí tự nguyện chi trả toàn bộ chi phí thuê kiểm toán như đã công bố trước toàn thể cư dân. Tổng chi phí thuê kiểm toán là 32.4 triệu, hiện tại đã nộp 18.4 triệu, còn lại 14 triệu.
- Ông Thí và Ông Hiếu sau khi đã trao đổi riêng với các thành viên BQT cũ khác còn lại, xin đề xuất trả lại 120 triệu vào quỹ cư dân cho các khoản chi chưa hợp lệ (BQT cũ đã hoàn trả khoản này vào ngày hôm nay 15/03/2023).
2. BQT hiện tại trân trọng cung cấp tới cư dân các tài liệu liên quan bao gồm:
- Thư quản lý Quỹ bảo trì & quỹ vãng lai (từ ngày 01/08/2018 - 16/10/2022) của đơn vị kiểm toán.
- Báo cáo tài chính Quỹ bảo trì (từ ngày 01/08/2018 - 16/10/2022) của đơn vị kiểm toán.
- BBH giữa BQT cũ và BQT mới về vấn đề kiểm toán.
- Phiếu tiếp nhận ý kiến của ông Nguyễn Đình Thí và ông Dương Hoàng Vũ về việc ký xác nhận báo cáo kiểm toán.
Theo báo cáo kiếm toán, tổng các khoản chi phí không hợp lệ, thiếu hóa đơn chứng từ, không đúng với quy định pháp luật cũng như quy chế hoạt động của BQT lên tới hàng tỷ đồng. Vì vậy, BQT nhiệm kỳ mới yêu cầu các thành viên BQT cũ cần hoàn trả nhiều hơn so với số tiền đã hoàn lại và việc này cần được thông qua cư dân. BQT rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của quý cư dân về vấn đề trên để có hướng giải quyết cho hợp tình, hợp lý.
Trân trọng cảm ơn,
Thay mặt BQT Luxcity nhiệm kỳ 2022 - 2025
Thông báo từ ban quản trị Luxcity nhiệm kỳ 2022 - 2025
Nội dung cuộc họp về vấn đề cưỡng chế đập tường rào phía sau tại
Luxcity
Từ 19h30 – 21h15 ngày 12/12/2022 tại phòng thư viện Luxcity
Vấn đề của cuộc họp của cư dân Luxcity: chiều nay 12/12/2022 UBND
phường Bình Thuận vừa gửi bộ hồ sơ về sai phạm việc xây tường rào phía sau tại
Luxcity của Đất Xanh đến Ban quản trị (lần đầu nhận bộ hồ sơ này) và gửi Thư mời
đến cư dân Luxcity tham dự cuộc họp vào 8h00 ngày 14/12/2022 (thứ tư) tại hội
trường UBND phường Bình Thuận với nội dung “UBND phường
thông tin Kế hoạch cưỡng chế tường rào vi phạm xây dựng của Công ty Cổ phần tập
đoàn Đất Xanh”. Nội dung cuộc họp là bàn về việc cư dân Luxcity cần hành
động gì để hợp pháp và hợp lý?
Thư mời của UBND phường Bình Thuận, Quận 7 đến cư dân Luxcity vào chiều 12/12/2022
Theo kế hoạch của UBND phường
Bình Thuận sẽ cho đập tường rào phía sau, sau đó như thế nào thì theo thông tin
trao đổi với phường thì có mấy ý:
1.Cư dân Luxcity đi xin giấy phép xây dựng tường rào cho đúng theo quy định
của pháp luật để dựng lên đàng hoàng hơn. 2.UBND phường sẽ hỗ trợ xây dựng tường rào tạm cho Luxcity trong thời gian
có giấy phép xây dựng đúng. 3. Khi Luxcity xin được giấy phép xây dựng
tường rào thì theo đó mà thực hiện, xin được giấy phép hay không thì theo hướng dẫn của pháp
luật.
Dưới đây là nội dung trao đổi của
cư dân Luxcity cùng ban quản trị vào 19h30 – 21h15 ngày 12/12/2022
Nội dung
Người chịu trách nhiệm
Thời gian
1.
Nhanh chóng thông tin đến cư dân Luxcity về việc này để cư dân tham dự cuộc họp cuộc họp càng nhiều càng tốt
vào 8h00 ngày 14/12/2022 (thứ tư) tại hội trường UBND phường Bình Thuận để cập
nhật kế hoạch cưỡng chế tường rào vi phạm và nêu ý kiến của chủ sở hữu căn hộ
riêng và phần diện tích sở hữu chung đến UBND phường.
Bà Thúy (truyền thông BQT)
Cư
dân hỗ trợ thông tin với nhau
Thực hiện ngay
2. Viết
văn bản khẩn cầu/cứu xét/xin hoãn về vấn đề cưỡng
chế tường rào Luxcity gửi đến các Sở ban ngành có liên quan đến chung cư
Luxcity về sự việc, để vấn đề phải được truyền tải đến
532 hộ dân công khai, minh bạch, rõ ràng vì hiện tại cư dân không biết gì.
Ông Thành (Trưởng BQT)
Chị Yến (Phó BQT) hỗ trợ
Sau cuộc họp với UBND phường và trước 24/12/2022
3. Nếu
cưỡng chế diễn ra thì thuê thừa phát lại để ghi nhận
vụ việc, làm bằng chứng cho các hoạt động sau này.
BQT thuê dịch vụ
Ngay khi có thông tin cưỡng chế
4. Thuê luật sư để theo dõi sự vụ, làm đúng pháp luật
theo hướng có lợi cho cư dân
BQT thuê dịch vụ
Trước đó sẽ lấy ý kiến cư dân về việc
thuê
Theo diễn biến thực tế
Trong cuộc họp có nhiều ý kiến có
giá trị về pháp lý được cư dân nêu ra dựa trên các văn bản UBND phường vừa cung
cấp để cư dân nắm rõ thông tin về quyền hạn và trách nhiệm với phần sở hữu
chung để đối chất với UBND phường trong các cuộc gặp gỡ về vấn đề này.
Nội dung cuộc họp về vấn đề cưỡng chế đập tường rào phía sau tại Luxcity
Thư ký cuộc họp
Ý kiến của cư dân Luxcity
"Dân ở hẻm 20 Nguyễn Thị Thập, phường Bình Thuận, quận 7, TPHCM họ kiện Đất Xanh vì họ nghĩ cho là Đất Xanh xây tường cho Luxcity lấn hẻm 20 của họ thôi, họ đâu biết/không cần biết Đất Xanh xây tường đúng trên ranh giới đất hợp pháp trong sổ đỏ của Luxcity.
Quan trọng là: tường đã xây vẫn đúng trên ranh giới diện tích đất hợp pháp của Luxcity, còn xây rào có giấy phép hay không thì chưa rõ cơ sở vì cư dân Luxcity chưa được thông báo rộng rãi và tiếp cận hồ sơ về quy trình xây dựng cũng như các quyết định của cơ quan quản lý, nếu có sai thì Đất Xanh sai khi làm dự án. Nhưng nếu Đất Xanh sai thì 532 hộ dân Luxcity lại là những người nhận lấy hậu quả của việc làm sai đó, vì khi mua căn hộ Đất Xanh đã giới thiệu công khai phần diện tích sở hữu chung và hiện trạng như vậy, do đó nếu Đất Xanh sai thì Đất Xanh cần có trách nhiệm khắc phục hậu quả, đền bù thiệt hại cho 532 hộ dân Luxcity đã tin và đã mua căn hộ của Đất Xanh, lẽ nào Đất Xanh lại nói dối với khách hàng mua căn hộ!?
Hiện nay, chính quyền muốn Luxcity dịch rào vào 1-2 m để mở rộng con hẻm 20 khi cần có diện tích khoảng 150 m2 (dịch tường sau Luxcity vào 1m) của đất hợp pháp thuộc sở hữu chung của cư dân Luxcity, mà có lẽ chưa quan tâm/không quan tâm đến an toàn xây dựng của tòa nhà, của tầng hầm, của hệ thống thoát nước, hệ thống điện, kết cấu xây dựng… tổng thể của Luxcity. Diện tích đất khoảng lùi vào đương nhiên vẫn thuộc sở hữu của cư dân Luxcity vì ranh giới Luxcity là hợp pháp, nhưng cái tường rào thì được lùi vào 1-2 m. Họ không tính/chưa tính đến việc đền bù cơ sở vật chất đã được xây dựng trên đó, những thiệt hại do việc tháo dỡ…, đó là quyền lợi hợp pháp được pháp luật công nhận của 532 hộ dân ở chung cư, nếu có sai pháp luật thì Đất Xanh sai còn cư dân thì bị Đất Xanh nói dối.
Chính quyền đang chăm chăm cho rằng tường rào xây không phép thì phải dỡ… rồi xin giấy phép xây dựng tường rào lại và muốn xây mới thì phải lùi vào ít nhất 1-2m thì mới có giấy phép xây dựng hợp pháp. Tất nhiên xây lại thì tiền xây tường chính quyền đã chuẩn bị trước - nhưng đền bù những hậu quả của Luxcity thì chưa có phương án cụ thể, nếu cư dân Luxcity không đấu tranh vì lẽ phải thì sẽ thiệt thòi như không có tiền đền bù, nhận lấy hậu quả của việc xử lý tầng hầm, tốn kém nhiều chi phí từ túi tiền của mình...
Nếu họ dịch thành công tường rào vào 1m (vào đất của Luxcity), hẻm rộng ra ô tô xe cộ ra vào ngay trên nóc hầm của Luxcity… thì lo hầm của Luxcity có an toàn? chắc dạn nứt, mưa ngập cũng nên 😤 lo … và sợ 😧 ..." - theo cư dân NDD (có bổ sung).
Kính gửi Quý Công ty, Đơn vị trong lĩnh vực Quản lý, vận hành tòa nhà Chung cư,
Ban quản trị Chung cư Luxcity nhiệm kỳ 2022 - 2025 chính thức thông báo về việc đấu thầu công khai đơn vị quản lý và vận hành Luxcity nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như cải thiện đời sống của cư dân. Kính mời các Quý Công ty, Đơn vị có năng lực chuyên môn tham gia đấu thầu và cùng BQT xây dựng Luxcity ngày một tốt hơn, đảm bảo cuộc sống cho cư dân tại nơi đây.
Mọi thông tin chi tiết, Quý Công ty, Đơn vị vui lòng gửi qua email BQT: bqtluxcity2022@gmail.com, Trưởng BQT Đặng Vĩnh Thành: 098.601.9999, Phó BQT Nguyễn Thị Hải Yến: 0915.383.508.
Vào lúc 17h00 chiều ngày 12/10/2022, BQT và BQL đã nhận được thông tin về sự cố nước trong bồn cầu của các căn shophouse và nhà vệ sinh công cộng block B bị trào ngược ra ngoài, gây mất vệ sinh, nước trong bể tự hoại tràn sang hệ thống nước thải sinh hoạt dẫn đến có mùi hôi nồng nặc.
Chúng tôi đã ngay lập tức liên hệ mời một số nhà thầu chào giá cạnh tranh để tiến hành giải quyết sự cố này . Vì thời gian gấp gáp và nhằm giải quyết nhanh sự cố nên chúng tôi đã tiến hành chọn nhà thầu có giá tốt nhất và đã từng có kinh nghiệm làm tại Luxcity làm công việc này.
Lẽ ra, đây là công việc bảo trì có dự trù kinh phí hàng năm và phải báo cáo thông qua cư dân, tuy nhiên đây là sự cố gây ảnh hưởng đến vệ sinh môi trường của tòa nhà và cần phải làm ngay nên chúng tôi đã quyết định nhanh để trước mắt giải quyết sự cố ngay trong đêm 14/10/22 và đảm bảo hệ thống hoạt động bình thường. Bể tự hoại bị sự cố trước đây thiết kế không có cửa thăm nên đợt này chúng tôi cho lắp thêm cửa thăm bể để tiện cho việc kiểm tra bảo trì sửa chữa hút cặn hệ thống bể tự hoại sau này. Còn các bể tự hoại khác chúng tôi cũng sẽ có kế hoạch lắp cửa thăm nhưng chúng tôi sẽ đưa vào danh mục dự trù kinh phí hàng năm và báo cáo cư dân trong đợt họp cư dân tới.
Về giá cả, Công ty môi trường SG báo giá hút xử lý nước bể tự hoại với đơn giá 230 ngàn đồng/m3 (hợp đồng kí trước đây vào năm 2020 là 300 ngàn/m3). Sau khi chúng tôi tính toán và quyết định chọn khoán gọn việc hút nước hầm cầu vì chúng tôi không thể kiểm soát số m3 nước thải mang đi xử lý (vì họ có rất nhiều thủ thuật). Cụ thể:
Giá khoán gọn là 20.000.000đ (đã bao gồm VAT)
Giá lắp đặt cửa thăm bằng gang kín khí có giá là 4.000.000đ/1 bộ.
Vậy chúng tôi xin thông báo đến cư dân và xin gửi cư dân xem các bản chào giá của các nhà thầu là các file đính kèm ở dưới.
Rất mong cư dân hiểu cho tình hình cấp thiết và tiếp tục đồng hành cùng BQT nhằm xây dựng Luxcity ngày một tốt đẹp hơn.
*BQT mới đang trong quá trình nhận bàn giao, tuy nhiên, để đảm bảo công tác vận hành của chung cư, chúng tôi sẽ ưu tiên và linh động xử lý các công việc cần triển khai ngay. Các công việc khác sẽ vẫn tiếp nhận bàn giao theo quy trình.
Quay trở lại vấn đề chung của chung cư Luxcity và quá trình điều hành của Ban Quản Trị (BQT) trong suốt nhiều năm qua đã được thể hiện trong cuộc họp bất thường vào ngày 23 tháng 1 năm 2022 dẫn đến việc chúng tôi có những nhận định như sau.
Ảnh chụp từ cuộc họp bất thường của Luxcity vào ngày 23/01/2022
Vấn đề ông trưởng BQT bán nhà âm thầm rời khỏi Chung cư Luxcity đã được ông Khánh Trưởng BQT trả lời vòng vo dài dòng không đi đúng vào câu hỏi của cư dân. Chúng tôi cho rằng, khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư (HNNCC) để bầu ra BQT nhiệm kỳ 2 (NK2) đều do cư dân Luxcity chấp thuận bầu ra, dựa trên kết quả đó UBND phường mới kí chấp nhận BQT NK2, vậy mà khi bán căn hộ lẽ ra ông Khánh phải thông báo và nộp đơn từ chức cho cư dân biết đầu tiên, thì ở đây ông trưởng ban lại bán căn hội và âm thầm nộp đơn từ chức cho phường mà không thông báo cho cư dân, vậy thử hỏi cư dân của 532 căn hộ ở chung cư Luxcity là gì ở đây.
Sau nhiều lần BQT gây khó khăn cho chúng tôi trong việc tiếp cận hồ sơ chứng từ thu chi trong NK1, với sự kiên trì chúng tôi đã tiếp cận xem tất cả số chứng từ mà BQT chuyển giao, qua đó chúng tôi đã có bản tổng kết như các cư dân đã biết, đã cócập nhật ở website và công khai chất vấn BQT vào ngày 23/01/2022. Đáng chú ý gần cuối buổi họp vừa rồi ông Thí bất thình lình nói rằng có bổ sung đủ số hóa đơn chứng từ VAT còn thiếu mà cư dân phát hiện được, trong khi trước đó đã cam kết với nhóm cư dân là không còn giữ hồ sơ chứng từ nào có biên bản ghi nhận vấn đề này mà cư dân đang giữ. Vậy tại sao ông Thí không đưa chứng từ ra mà chỉ nói mồm, khi có nhiều cư dân yêu cầu ông đưa ra ngay để xem thì ông im lặng, tìm cách lảng tránh. Điều này cho thấy sự bất nhất giữa lời nói và việc làm của ông phó ban quản trị.
Chúng tôi nhận thấy trong cuộc họp bất thường vừa rồi BQT Luxcity chưa thể giải đáp rõ và thỏa đáng những khúc mắc của cư dân, đặc biệt là về các vấn đề tài chính và phương án xử lý vấn đề tài chính như thế nào, như việc sử dụng rút tiền mặt từ quỹ bảo trì (QBT) ra chi và các khoản chi không có hóa đơn chứng từ...
Việc ông Khánh cho rằng trả tiền không lấy hóa đơn chứng để tiết kiệm tiền cho QBT là ngụy biện khi mà trong buổi HNNCC ông Khánh luôn khẳng định rằng BQT mua cái gì cũng có hóa đơn… Vậy số tiền mặt rút ra chi ra bao nhiêu, trả cho đơn vị nào, ai có thể biết được ngoài ông Khánh trưởng ban và ông Thí phó ban.
Đặc biệt và hài hước hơn cả là việc chuyển nhầm hơn 134 triệu tiền vệ sinh sơn cầu thang sắt Block A, B, C cho một đơn vị không liên quan, không làm hơn 1 năm nay và khi nhóm cư dân phát hiện ra thì lấp liếm cho rằng chuyển nhầm để qua tết BQT sẽ chuyển lại. BQT đang làm gì vậy, họ coi cư dân là ai, họ coi tiền QBT là lá mít sao? Từ việc này đã dẫn tới cư dân chúng tôi nghi ngờ về việc vệ sinh sơn cầu thang có thật hay không ? Chúng tôi thử hỏi Quý cư dân có ai nhìn thấy việc sơn cầu thang sắt Block A,B,C không trong khi cầu thang sắt Block C mới bàn giao được hơn 1,5 năm, vậy họ sơn cái gì và sơn chỗ nào. Có ai nghe tiếng chà gõ gỉ cầu thang sắt không, hay do đơn vị thi công sử dụng thiết bị chuyên dùng đặc biệt không gây tiếng động mà không có cư dân nào hay biết việc thi công hạng mục lớn hơn trăm triệu đồng như vậy.
Còn nữa việc soạn thảo kí các hợp đồng báo giá nghiệm thu thanh quyết toán sơ sài, râu ông nọ cắm cằm bà kia mà bất cứ ai đọc vào cũng sẽ thấy vô cùng cẩu thả, thế mà các ông bà BQT vẫn vô tư chấp nhận kí. Trong các hợp đồng sửa chữa lớn như khung sắt hồ bơi và sơn cầu thang sắt đều chào giá và quyết toán theo đơn vị tính là 1 gói (khoán gọn) mà không hề dựa trên cơ sở nào để tính giá nhằm mục đích làm mù thông tin người xem, cư dân có đọc cũng chẳng hiểu đầu đuôi tai nheo. Nếu các việc đó được thông qua cư dân, được giám sát đầy đủ thì chúng ta đâu còn ngồi đây để tranh cãi đúng sai thật giả lẫn lộn. Những việc này ngay từ đầu BQT đã không rõ ràng và minh bạch .
Việc ông TBQT nói rằng thuê Sài Gòn Thăng Long (SGTL) hoạt động theo mô hình "tự thu tự chi" là không đúng, vì nếu tự thu tự chi thì SGTL thu phí quản lý của cư dân thì phải tự chi tất cả các khoản để vận hành chung cư. Nhưng theo sổ sách BQT cung cấp thì qua 3 năm đã chi gần 1 tỷ cho các khoản chi phí vận hành nhỏ (như dụng cụ, hóa chất vệ sinh, hóa chất hồ bơi, bóng đèn, thùng rác, cắt tỉa cây…) và khoảng 3,5 tỷ cho các khoản chi phí lớn như thanh máy, PCCC, xử lý nước thải. Trong hợp đồng với SGTL thì SGTL được thu toàn bộ phí quản lý nhưng chỉ phải tự chi điện nước công cộng, lương nhân viên của SGTL, còn lại dùng QBT chi tất cả mọi thứ, chi đến tận cái thùng rác cũng lấy quỹ bảo trì của cư dân ra để chi. Vậy thử hỏi cái việc lời ăn lỗ chịu của SGTL có đúng bản chất hay không, vì mọi chi phí lớn nhỏ đã có quỹ bảo trì 18,5 tỉ đồng và tiền lãi hàng năm của quỹ bảo trì chung của toàn thể cư dân Luxcity!?
Sau hết, tất cả chúng tôi chỉ là nhóm cư dân nói lên các vấn đề tài chính dựa trên số liệu chứng từ mà chúng tôi có được từ phó ban quản trị, nên chúng tôi chỉ có thể nghi ngờ mà không thể đưa ra kết luận về việc BQT có sai phạm hay không, nhưng qua buổi họp bất thường vừa rồi ông Phó BQT nói rằng sẽ thuê kiểm toán độc lập vào kiểm tra để chứng minh tài chính sạch, chúng tôi rất hoan nghênh nhưng việc này sẽ kéo dài thời gian vì kiểm toán cũng sẽ làm giống như nhóm kế toán của cư dân đã làm mà không đưa ra kết luận đúng sai. Chúng tôi nhận thấy việc cho mời Thanh tra, Thuế và các cơ quan chức năng vào cuộc làm rõ đúng sai vào lúc này là nhanh và hợp lý nhất, nhằm chốt các con số tài chính của Luxcity để BQT mới được các cư dân bầu lên có cơ sở tiếp nhận và vận hành hiệu quả QBT.
Việc mời các đoàn thanh tra, thuế vụ và các cơ quan có thẩm quyền vào kiểm tra cần có sự đồng lòng của các cư dân. Chúng tôi chỉ là nhóm cư dân nhỏ và chúng tôi đã làm hết sức của mình. Nếu các cư dân muốn đi đến cùng của sự việc thì hãy cùng chúng tôi kí một lá đơn tập thể gửi đến các cơ quan chức năng vào thanh kiểm tra nhằm làm trong sạch tài chính của Luxcity.
Chúng tôi mong nhận được ý kiến của Quý cư dân về việc mời các cơ quan chức năng vào làm việc.
Theo "Cuộc họp giữa Ban quản trị và cư dân Luxcity vào 20 - 22h ngày 23/04/2021" có nội dung là BQT chia sẻ khó khăn là không có người chuyên môn kế toán nên số liệu viết theo dạng ghi sổ thông thường, rất muốn minh bạch nhưng nguồn lực có giới hạn, ban quản trị không có ai có chuyên môn kế toán để làm đúng chuẩn mực cả nên đó là cái chưa đạt của BQT nên mong cư dân thông cảm.
Và để góp sức giải quyết vấn đề nhập liệu thu/chi thì cư dân Cao Trung Hiếu đã đề nghị để công ty DanTriSoft của anh Hiếu tặng BQT và cư dân phần mềm kế toán nội bộ, quản lý thu chi mà học sinh lớp 5 cũng làm được. Và hơn nữa cư dân chỉ cần tải app điện thoại rồi đăng nhập xem sổ quỹ tiền, thu chi mọi lúc mọi nơi theo thời gian thực (realtime) mà không được phép chỉnh sửa số liệu nào cả. Trưởng ban quản trị đã đồng ý cho áp dụng ngay và tôi thì luôn sẵn sàng giúp sức BQT về vấn đề minh bạch hóa, phần mềm là công cụ giúp minh bạch hóa.
Dưới đây là bài hướng dẫn cư dân Luxcity Quận 7 TP HCM tải app xem báo cáo sổ quỹ, thu chi được BQT đồng ý áp dụng. Khi số liệu tài chính được kế toán của ban quản trị nhập vào thì bất kỳ cư dân nào cũng theo dõi được mọi lúc mọi nơi các con số này ngay trên chiếc điện thoại.
Bước 2: Đăng nhập vào ứng dụng để xem số liệu theo thông tin đăng nhập như sau:
Mã gian hàng: luxcityq7.com
Tên đăng nhập: cudan
Mật khẩu: 123 (đây là mật khẩu mặc định, trong tương lai khi có dữ liệu từ kế toán BQT thì có thể thay đổi cho phù hợp)
Đăng nhập app xem báo cáo trên điện thoại
*** Chú ý phần mềm quản lý chỉ là công cụ, còn nhập liệp phải có kế toán nhập liệu vào thì số liệu báo cáo mới có. Với ứng dụng này mọi cư dân đều có thể xem thu chi, sổ quỹ, chi phí mọi lúc mọi nơi giúp MINH BẠCH hóa.
Việc minh bạch sổ quỹ thu/chi và tất cả chi phí bảo trì chung cư là điều quan trọng số 1 khi làm ban quản trị. Nếu ban quản trị làm không tốt điều này thì chung cư luôn bị cảnh cư dân nghi ngờ BQT, vì sợ nhất là ban quản trị vừa đá bóng vừa thổi còi, việc chi tiêu không theo một luật lệ nào, gây thất thoát hay lãng phí.
Số hóa dữ liệu giúp tăng năng suất và sự minh bạch
Theo Nội dung buổi họp đột xuất giữa Ban quản trị và cư dân Luxcity vào 20 - 22h ngày 23/04/2021 có mục "8. BQT có khó khăn là không có người chuyên môn kế toán nên số liệu viết theo dạng ghi sổ thông thường, rất muốn minh bạch nhưng nguồn lực có giới hạn. Và để góp sức giải quyết vấn đề nhập liệu thu/chi tôi đã đề nghị cty DanTriSoft của tôi tặng BQT và cư dân phần mềm kế toán nội bộ, quản lý thu chi mà học sinh lớp 5 cũng làm được và hơn nữa cư dân chỉ cần tải app điện thoại rồi đăng nhập xem sổ quỹ tiền, thu chi mọi lúc mọi nơi realtime mà không được phép chỉnh sửa số liệu nào cả. Trưởng ban quản trị đã đồng ý cho áp dụng ngay và tôi thì luôn sẵn sàng giúp sức BQT về vấn đề minh bạch hóa, phần mềm là công cụ giúp minh bạch hóa" nên Luxcity vào bước đầu thực hiện việc số hóa dữ liệu nhằm minh bạch hơn.
Đây là thông tin cập nhật nội dung buổi họp đột xuất được ghi chép ngay trong tối 23/04/2021, còn chi tiết buổi họp được quay video và cập nhật đầy đủ ở bài viết này. Mục tiêu của cư dân là cần ban quản trị làm việc minh bạch, quy trình chuyên nghiệp đúng pháp luật, để hướng đến cuộc sống hạnh phúc tại Luxcity, nói không với kích động, nói không với tranh giành quyền lực. Cư dân luôn mong BQT chuyên nghiệp hơn mỗi ngày, hiệu quả hơn mỗi ngày.
Một góc của buổi họp đột xuất vào 20 - 22h ngày 23/04/2021
1. Số liệu báo cáo ở hội nghị chung cư Luxcity 2021 và trình chiếu slide có một số điểm bị sai khi cư dân tính lại bằng excel thì BQT chưa đủ thời gian kiểm tra và nói trước nếu có sai xót thì sai chỉ do người nhập liệu bởi bạn nhập liệu không phải chuyên kế toán, thời gian thì quá gấp rút để chuẩn bị cho kịp buổi họp.
2. Trong báo cáo hội nghị chung cư Luxcity 2021 chỉ có báo cáo đến quỹ bảo trì mà không có số liệu báo cáo nguồn thu khác/thu vãng lai vì BQT đã tách thành 2 sổ sách ghi nhận: một là sổ liên quan đến quỹ bảo trì và hai là sổ thu vãng lai phục vụ chi cộng đồng. Nguồn thu vãng lai theo ban quản trị = 20 triệu Sài Gòn Thăng Long tài trợ như hợp đồng + từ 4 đến 5 triệu từ 2 triệu cho thuê quảng cáo nhà trẻ + tiền lặt vặt bán thẻ từ, bán vòng tay, chia sẻ 50/50 giữ xe khách vãng lai quá 15p. Sổ thu/chi vãng lai có đầy đủ chứng từ ở ban quản trị.
3. Số liệu thu/chi quý 1/2021 còn nhiều điểm không rõ ràng, khó hiểu gây nhầm lẫn, nguyên nhân là do người nhập liệu không có chuyên môn, nhập liệu chưa đúng nguyên tắc kế toán, chia tách dữ liệu theo mô hình quản lý riêng/chung 3 block nên gây rối trí. Cái này có cư dân đã nhận trách nhiệm giúp người kế toán nhập liệu ban quản trị làm đúng theo chuẩn mực kế toán, để chuẩn hóa lại số liệu cũ.
4. Về quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư gồm: mô hình hoạt động + Quyền, nghĩa vụ của Ban quản trị và trách nhiệm cụ thể của từng thành viên Ban quản trị + Cơ chế báo cáo, thông qua quyết định các khoản chi của Ban quản trị; người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, giấy tờ hoạt động của Ban quản trị; Quy chế thu - chi tài chính của BQT đã có ở nhiệm kỳ 1, nhưng lâu nay chưa phổ biến rộng rãi cho cư dân thì nay sẽ in ra và cập nhật ở bản tin cư dân. Và lưu ý tài liệu này của nhiệm kỳ 1 và đang giai đoạn chuyển tiếp nhiệm kỳ 2 nên trước khi có quy chế cho nhiệm kỳ 2 được thông qua hội nghị nhà chung cư thì tạm thời vẫn áp dụng quy chế này cho hoạt động.
5. Về kế hoạch thu/chi thì theo trưởng ban quản trị là xưa nay vẫn theo nguyên tắc là cái nào tốt nhất cho cư dân là làm, tùy tình huống phát sinh nên chưa có cụ thể. Cư dân có đề nghị ban quản trị cần lên bảng kế toán quản trị cơ bản để dự toán các chi phí lớn, chi phí định kỳ và chi phí thường xuyên, để từ đó chủ động quản lý và tối ưu dòng tiền. Ban quản trị có ghi nhận và vì thời gian ngắn nên chưa có chương trình cụ thể.
6. Cư dân có đề xuất ban giám sát độc lập và ban quản trị cũng đã lưu tâm vấn đề này. Và dĩ nhiên vị trí này là làm free không lương, vì để tiết kiệm chi phí, cũng có cư dân đã xung phong làm free và chỉ với mong muốn là bổ sung quyền hạn và trách nhiệm của vị trí này trong quy chế hoạt động chung cư.
7. Cư dân có thắc mắc về biên bản bàn giao tài sản của chủ đầu tư Đất Xanh đến BQT khá sơ xài và dựa vào biên bản đó không nhận định được rõ đâu là tài sản sở hữu chung của cư dân. Vì vậy mà hiện nay cư dân chỉ dựa vào tình trạng mà suy đoán đâu là tài sản chung (ví dụ phòng thư viện, khu vực chơi thể thao, hồ bơi) mà không có văn bản pháp lý rõ ràng, nên cư dân có đề nghị BQT làm việc lại với Đất Xanh để lấy pháp lý chuẩn rồi công khai cho cư dân rõ.
8. BQT có khó khăn là không có người chuyên môn kế toán nên số liệu viết theo dạng ghi sổ thông thường, rất muốn minh bạch nhưng nguồn lực có giới hạn. Và để góp sức giải quyết vấn đề nhập liệu thu/chi tôi đã đề nghị cty DanTriSoft của tôi tặng BQT và cư dân phần mềm kế toán nội bộ, quản lý thu chi mà học sinh lớp 5 cũng làm được và hơn nữa cư dân chỉ cần tải app điện thoại rồi đăng nhập xem sổ quỹ tiền, thu chi mọi lúc mọi nơi realtime mà không được phép chỉnh sửa số liệu nào cả. Trưởng ban quản trị đã đồng ý cho áp dụng ngay và tôi thì luôn sẵn sàng giúp sức BQT về vấn đề minh bạch hóa, phần mềm là công cụ giúp minh bạch hóa.
- v...v....
Kết thúc buổi họp mọi người đã phấn khởi đôi ba phần và tiếp theo sẽ là cư dân cùng theo dõi những hành động thể hiện lời cam kết từ ban quản trị nhiệm kỳ 2. Tất cả đều muốn minh bạch, giám sát chéo và tạo dựng một Luxcity hạnh phúc.
Ghi nhận từ cư dân Luxcity www.CaoTrungHieu.com | Sống là cho đâu chỉ nhận riêng mình
